Правила переписки по электронной почте

Материал из 1517.digital
Перейти к: навигация, поиск

Тема письма

Тема письма должна быть составлена так, чтобы решить две проблемы:

  • Получатель не должен открывать письмо, чтобы понять о чем будет идти речь
  • По названию темы, письмо будет легко найти в будущем, в истории писем

Кому, Копия, Скрытая копия

  • Кому: пишем основного адресата или несколько адресатов через точку с запятой, от этих адресатов мы ждем какой-либо реакции
  • Копия: пишем того, кто должен ознакомиться с письмом, но от кого мы не ждём реакции.
  • Скрытая копия: пишем того, кто должен ознакомиться с письмом, но должен остаться неизвестным для остальных получателей письма.

Примечание: Если Вы хотите создать массовую рассылку, но ждете от каждого адресата личного ответа, то правильно будет поступить следующим образом:
Каждого адресата поставить в скрытую копию, а в поле "Кому" поставить собственный адрес электронный почты. Таким образом, каждый получатель получит личное письмо от Вас без других людей в копии, это поможет не задаваться вопросом о том, должны ли они отвечать всем или только отправителю.

Отвечаем на письма

Отвечать на письма можно двумя способами: кнопкой "Ответить" и кнопкой "Ответить всем".

  • Ответить - этот способ отправляет ответное письмо только отправителю, игнорирую людей, которые стояли в копии вместе с Вами
  • Ответить всем - отправляет ответное письмо отправителю и всем людям, которые стояли в копии вместе с Вами

Никогда не создавайте новое письмо, если Вы хотите ответить. Кнопка "Создать" нужна только для начала обсуждения новой темы.

Вложения

Почта Outlook поддерживает два типа вложения файлов в почту.

  • Ссылка OneDrive
  • Вложить как копию

Рекомендуется использовать вариант "Вложить как копию". Этот вариант позволяет быстро просмотреть и скачать файл на компьютер.
Ссылку OneDrive можно использовать когда передаваемый файл имеет большой размер или Вам нужен дополнительный функционал, например совместное редактирование файла (См. статью Совместное редактирование файлов Word и Excel (Онлайн документы)).

Когда Вы прикрепляете документы к письму, говорите об этом в тексте письма. Получатель может не заметить вложения и не понять смысл письма, если вы не обозначите это.

Attachment.png